电子文件档案管理系统

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  北京世纪科怡信息技术有限公司
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  18511565126
• 电话：
  010-65675232
• 联系人：
  王成
• 地址：
  北京市朝阳区国贸恋日国际18号楼1509室

北京科怡适用于各机关、企事业单位、工厂、学校等的人事管理,档案管理,是进行人力资源管理的强大工具。电子档案管理系统内容涵盖录入、查询、统计、报表、导出EXECL、打印输出等,全面支持图片扫描管理模式,操作简便、功能卓越,是人事档案管理人员的得力助手。的主要功能
一、支持档案著录、档案检索、档案统计、原件的批量扫描与批量挂接、档案借阅、鉴定销毁、查档收费,系统管理等功能,使软件限度的满足用户各方面的需求。
二、系统支持多种外设的连接。如打印机、扫描仪、密集架等设备都可以和软件实现连接,使软件的功能更全面。
三、系统预留有接口,可以和单位办公软件实现有效对接,把办公软件中的公文和业务数据抽取到档案软件中自动组卷,避免档案数据的二次录入。
四、系统支持在线自动升级。软件在启动时,根据检测到的升级信息,自动升级程序,免除用户手工升级的麻烦。
1、档案著录:
1) 支持文书档案、科技档案、会计档案、声像档案等多种档案数据的录入;
2) 支持卡片式与列表式,两种著录方式;
3) 支持键盘的快捷键操作,对信息的进行增、删、改、查等操作;
4) 支持自动组卷与人工调整案卷,方便的对案卷进行干预和调整;
5) 支持电子原件转化成电子案卷。方便在线查看与下载,减少了对纸质档案的损害,也可有效防止人为篡改;
6) 支持筛选相同数值。
2. 档案检索:
1) 支持案卷级与文件级的多种检索方式,能够使用户查档变得更轻松、快捷。
2) 可以利用关键字进行全文检索;
3) 支持定义多个条件进行高级检索;
4) 为方便普通用户检索不涉密档案,科怡档案管理系统特提供Web方式的检索界面,从而使普通用户不必登录系统也可检索档案数据;
5) 可以根据用户实际需求定制特殊检索方式。
3. 系统统计:
1) 可以对档案数据进行精确到件的统计;
2) 提供列表式与直方图等统计形式,使复杂的统计数字形象化、直观化;
3) 支持统计结果的导出与打印功能。
4. 报表打印:
1) 支持自动生成封面、目录备考表、脊背、卡片等报表;
2) 所有的报表均依照相关规范制作而成;
3) 支持用户自定义报表的打印范围。
5. 原件管理:
1) 支持文档、图片、视频、音频等不同格式的载入与储存;
2) 支持原件批量扫描与批量挂接,极大地提高了档案扫描和原件挂接的速度;
3) 原件扫描后可以直接用本软件编辑;
4) 数据的导出。
6. 系统管理:
1) 支持多全宗管理,形成市局和各县区统一的档案数据库。通过业务专网,实现全市业务数据的共享,不仅使工作效率进一步提高,而且也便于市局对各县区档案工作的监督检查;
2) 支持多用户的权限设置。按照科室、类目分开设置管理权限,系统稳定,安全系数高;
3) 根据不同用户单位的业务需求,实行大、中、小型各种规模的网络数据库管理,建立统一的档案数据库,数据传输过程进行加密,自动保存海量数据结果,保证档案数据的安全性。此外,通过角色定位和权限设置的方法,划定各级管理人员对系统的管理范围。
4) 基础数据的维护等。　档案管理工作流程:
　　一、归档
　　档案室将文件材料收集整理分类录入机读目录将档案整理完毕整理装订档案制作检索工具档案入库分类上架。
　　二、借阅
1、本单位人员借阅档案
　　由本人提出书面申请办公室主任审核主管领导签字批准档案室负责查找有关档案借阅人填写借阅档案登记薄借阅人填写档案利用效果登记表档案室填写归还日期。
2、外单位人员查阅档案
　　查阅人持到单位档案室申请借阅档案审批单办公室主任审核主管领导签字批准档案室负责查找查阅人填写借阅档案登记薄查阅人填写档案利用效果登记表档案室填写归还日期。
　　三、收集、交接、整理、
1、立卷部门兼职档案员(资料员)根据单位制定的档案归档,平时做好文件材料的形成、收集、保存,确保归档文件材料完整
2、兼职档案员(资料员)根据不同各类文件材料的,按规定的类目归卷
3、次年初,兼职档案员(资料员)对收集、积累的文件材料进行整理(初步立卷)
4、三月上旬档案室对各部门初步立卷的文件材料进行检查、指导
5、兼职档案员(资料员)按立卷要求立卷
6、兼职档案员(资料员)填写移交清单,并向单位档案室移交档案
7、档案室对案卷进行分类、整理
8、编制
9、编制等各种检索工具
10、入库
11、做好档案的统计、保安
12、开展档案的利用
13、进行文件汇编,对档案信息进行二次、三次加工
　　四、鉴定销毁
　　档案销毁提出申请办公室主任审核主管领导签字批准档案鉴定小组(由主管领导、办公室主任、档案及相关部门业务人员共同组成)进行鉴定档案管理人员及相关部门业务人员逐项照册登记办公室主任签字批准主管领导裁签字批准一把手签字批准档案室及相关部门到指定地点2人以上监销档案室及相关部门办理销毁清册档案室归档。

质量控制与档案保护 遵循规范

1        中华人民共和国行业标准DA/T 18-1999《档案著录规则》

2        《归档文件整理规则》、 《会计档案管理办法》

3        《档案管理软件功能要求暂行规定》

4        中华人民共和国档案行业标准DA/T31-2005号

 5   《纸质档案数字化技术规范》

13-1994 档号编制规则

7. GB/T 154182009 档案分类标引规则

8. GB/T 9705-2008 文书档案案卷格式

9.《DA/T 18-1999 档案著录规则

10. DA/T 22-2015 归档文件整理规则

64-2017 纸质档案抢救与修复规范 档案修裱技术规范

12. DA/T 31-2017 纸质档案数字化规范

13. DA/T 52-2014 档案数字化光盘标识规范

14. DA/T 68-2017 档案服务外包工作规范

15. DA/T 69-2018 纸质归档文件装订规范

16   其它相关的法律法规

质量标准

1.存储格式:TIFF、JPEG无损压缩格式存储 

2.扫描精度:纸张不低于300dpi、照片600dpi 

3.可读性、完整性:字迹清晰、扫描完整,无文字缺损,无字迹模糊缺损。

4.图像挂接:使用程序自动批量挂接,图像挂接率100%。

5.质量抽检:按加工数量的10%抽查,包括目录、图像及整理结果、数据光盘。

6.数据著录:准确率在99.8%以上 。

7.工序流程单:所有工位的工作流程单规定内容必须填写完整,字迹工整无涂抹,全部具有直接责任人、相关负责人及项目主管签名。

8.档案拆卷恢复:每个案卷拆卷到装订处理完全符合国家或行业要求,各项指标的合格率在99.9%。

9.图像文件:扫描文件的可读性、完整性、倾斜度、页面去污等处理达到99.9%

售后服务:

二年内因我方扫描造成的图像质量问题,我方免费对存在问题的文件重新加工;二年内因我方扫描造成的图像挂接问题,我方负责免费上门解决;二年内因我方著录造成的条目数据错误,我方免费更正;如果您打算使用一套档案管理软件、打算进行档案整理或档案扫描,那科怡公司是您不错的选择;我们将以专业的技术为您提供服务。